Depunerea publicaţiilor conform Legii Nr 939/2000 cu privire la activitatea editorială şi Regulamentului de funcţionare a Depozitului Legal în Republica Moldova se efectuează la sediul Camerei Naţionale a Cărţii din Republica Moldova (CNCRM) în baza Borderoului de însoţire a documentelor.
Trimiterea depozitului legal de documente poartă un caracter obligatoriu, prioritar şi gratuit.
Expedierea exemplarelor de depozit legal este asigurată de întreprinderile poligrafice din contul producătorilor de documente.
Obligaţiile de expediere a exemplarelor de depozit legal a documentelor cu titlul de depozit legal, (tipărite, audiovizuale şi electronice) revin tuturor producătorilor care editează sau produc asemenea documente pe întreg teritoriul Republicii Moldova (întreprinderi poligrafice, tipografii, organizaţii, instituţii, persoane particulare învestite cu drept editorial, precum şi redacţii ale documentelor seriale), indiferent de subordonarea departamentală şi forma de proprietate.
Expedierea obligatorie a exemplarelor de depozit legal se extinde şi asupra documentelor produse sau executate în străinătate la comanda editorilor, autorilor, persoanelor fizice sau juridice ale Republicii Moldova, indiferent dacă sînt destinate difuzării în Republica Moldova sau în alte ţări.
Producătorii de documente vor livra în prima zi de apariţie exemplare de depozit legal din prima tranşă a tirajului, din contul editurii.
Exemplarele de depozit legal defecte sunt înlocuite la solicitarea beneficiarilor, în termen de trei zile.
- depozit legal de documente – exemplare din toate documentele scoase pe teritoriul Republicii Moldova, indiferent de suport, pe care producătorii de documente sunt obligaţi să le transmită gratuit instituţiilor distincte
- Fondul Național de Documente al Republicii Moldova – colecţiile tuturor tipurilor de documente de depozit legal, achiziţionate în baza exemplarului gratuit al depozitului legal, destinate pentru conservare şi păstrare permanentă
- producător de depozit legal de documente – persoană juridică, indiferent de forma organizatorico-juridică și de proprietate a acesteia sau un întreprinzător particular, care desfăşoară o activitate editorial-poligrafică, producători de diferite tipuri de documente, în regie proprie, responsabili de distribuirea (livrarea) depozitului legal de documente
- sistemul depozitului legal – totalitatea tipurilor de documente referitoare la depozitul legal, precum și ordinea stabilită de distribuire, primire, conservare și utilizare a acestora
Documente ce nu constituie obiectul Depozitului Legal
- documentele ce conţin date cu caracter personal, informaţii ce constituie secret de stat şi/sau secret comercial, cărţi de vizită, ferpare, plicuri de corespondenţă, documente cu caracter administrativ-contabil (registre, borderouri, chitanţiere, boniere, state de plăţi, antete), mercantilaje, titluri de valoare (formulare, bancnote, cecuri, dispoziţii de plată, bilete de bancă), bilete de transport şi de spectacole cultural-sportive, legitimaţii, acte de identitate şi de stare civilă, precum şi copii de tip xerox de pe tipărituri, titluri de proprietate, documente electronice distribuite exclusiv online
